Papieressensmarke vs. NewLunch

Essensmarken in Papierform werden monatlich von Unternehmen gekauft und an die Arbeitnehmer:innen ausgegeben. Die Essensmarken werden beim Bezahlen bei Partnerrestaurants oder Supermärkten wie Bargeld vorgelegt.

Unternehmen gehen mit Papieressensmarken mit großen Summen in Vorleistung. Essensmarken werden jedoch manchmal gar nicht eingelöst, gehen verloren oder verfallen oft nach Ablauf ihrer Gültigkeit.

Zudem stehen Unternehmen vor Herausforderungen in der Planung, Lieferung und Lagerung sowie in der zeitintensiven Ausgabe der Essensmarken an ihre Mitarbeiter:innen.

Steuerlich ungünstig & unsicher

In der Regel wird 3,47€ jeder Papieressensmarke mit 25% pauschalversteuert, da die Zuzahlung der Mitarbeiter:innen nicht im Vorhinein festgestellt werden kann. Auch eine sachgemäße Verwendung der Essensmarke kann nicht sichergestellt werden.

Es kann weder überprüft werden, ob am Tag nur eine Essensmarke eingesetzt wird, noch ob unerlaubte Artikel gekauft werden. Stellt das Finanzamt etwa im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung eine unsachgemäße Verwendung von Essensmarken fest, oder kann der Arbeitgeber nicht nachweisen, dass er Sorge dafür trägt, eine unzulässige Verwendung der Essensmarken in ausreichendem Umfang zu verhindern, folgt oftmals die Aberkennung der Steuerbegünstigung.Dem Arbeitgeber droht ein Haftungsbescheid über die zu Unrecht nicht abgeführten Lohnsteuerbeträge.

Auch Annahmestellen wie Restaurants haben durch Papieressensmarken einen hohen Aufwand mit der Aufbewahrung und Verrechnung mit den Gutscheinherstellern.

NewLunch – die erste wirklich digitale Essensmarke

NewLunch bringt Unternehmen, Mitarbeiter:innen und Restaurants auf einer Plattform zusammen. Durch die Verknüpfung aller Parteien kann der Prozess einer Essensmarke erstmals vollständig digital abgebildet werden und wird dadurch einfacher, sicherer und innovativer.

Innovativer Benefit

Mit NewLunch können Beschäftigte ihre Mahlzeiten subventioniert über die innovative Anwendung mikan bestellen. Bestellt wird zur Abholung (bald auch zur Lieferung & zum vor Ort essen) bei teilnehmenden Restaurants in der Umgebung. Durch die Vorbestellung können zudem Wartezeiten in den Mittagspausen gespart werden. Bald werden in der Anwendung auch Gruppenbestellungen beispielsweise für Teams & Abteilungen möglich sein.

Keine Grauzonen 

Unsere Essensmarken sind nur dann einlösbar, wenn sie nach den geltenden Steuerrichtlinien eingesetzt werden dürfen. Durch die erstmals vollkommen digitale Abwicklung der Essensmarke können viele der allgemein geltenden Regeln gemäß R.8.1 Absatz 7 LStR (Zu §8 EStG) bereits im Voraus bei der Bestellung automatisiert in der App überprüft werden. Dadurch werden viele Pflichten und mögliche Risiken der Arbeitnehmer:innen und Unternehmen abgenommen:

  • 15 mal im Monat
  • 1 mal am Tag
  • Nur zulässige Produkte gemäß R.8.1 Absatz 7 LStR

Bei jeder Bestellung mit einer Essensmarke werden Arbeitnehmer:innen darauf hingewiesen, dass sie auf Auswärtstätigkeiten oder Dienstreisen keine Essensmarke verwenden dürfen. Dadurch entfällt für Arbeitgeber eine Stichprobenprüfung über die Einhaltung dieser Regel. Für einen zusätzlichen Prüfprozess ist zudem eine Standortüberprüfung möglich.

Immer garantiert steuerfrei

In der Bestellanwendung sind Essensmarken unter bestimmten Voraussetzungen verwendbar. Wir setzen die Zuzahlung der Mitarbeiter:innen in Höhe des aktuellen Sachbezugswerts voraus, sodass die Essensmarke immer garantiert steuer- und abgabenfrei ist. Im Vergleich zu Papieressensmarken werden unsere Essensmarken nicht mit 25% pauschalversteuert, wodurch sich die Steuerlast deutlich reduzieren lässt.

Die mikan-Essensmarke Ist aktuell auf 3,10€ festgelegt. In Zukunft soll dieser Wert bis maximal 6,57€ von Unternehmen frei wählbar sein, während wir weiterhin eine vollkommen steuerfreie Essensmarke garantieren können.

Geschrieben von NewLunch GmbH
Zuletzt aktualisiert am
29.10.2021