Digitale Essensmarke vs. NewLunch

Seit dem 02.02.2016 sind neben physischen Essensgutscheinen auch digitale Essenzuschüsse möglich (BStBl 2016 I S. 238). Anbieter digitaler Essensmarken bieten Apps an, mit denen Beschäftigte die Belege ihrer Mahlzeiten fotografieren und per App einreichen. Die Belege werden von den Anbietern manuell auf Subventionsfähigkeit geprüft und steuerlich beurteilt. Beschäftigte erhalten im Folgemonat eine Verrechnung mit der Gehaltszahlung.

Steuerlich komplexer, Risiken für Beschäftigte

Jeder einzelne Beleg wird von den Anbietern digitaler Essensmarken manuell geprüft und steuerlich beurteilt. Die steuerliche Beurteilung fällt dabei je nach Zuzahlung der Arbeitnehmer:innen sehr unterschiedlich aus - die 3,47€ Sachbezug werden häufig voll oder teilweise mit 25% pauschalversteuert. 

Die Regeln, wie häufig, wann und welche Produkte subventioniert werden, müssen Arbeitnehmer:innen selbst lernen und beachten. Es besteht keine Möglichkeit, Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten über einen eingereichten Beleg nachzuvollziehen. Arbeitnehmer:innen haften in der Regel für die unsachgemäße Verwendung von Essenszuschüssen.

Rein monetärer Benefit

Statt einer direkten Vergünstigung wie bei herkömmlichen Papieressensmarken werden digitale Essensmarken mit den Gehältern der Arbeitnehmer:innen im Folgemonat ausgezahlt. Dadurch wird der vorher offensichtliche Benefit einer direkten Vergünstigung beim Mittagessen nahezu unsichtbar. Das Einreichen von Belegen fordert Aufwand bei den Beschäftigten, spiegelt sich lediglich im Gehalt wider und wird deshalb häufig vergessen. 

Mitarbeiter Benefits sind ein zentrales Instrument, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Geld allein steht dabei jedoch schon lange nicht mehr im Fokus. 

NewLunch – die erste wirklich digitale Essensmarke

NewLunch bringt Unternehmen, Mitarbeiter:innen und Restaurants auf einer Plattform zusammen. Durch die Verknüpfung aller Parteien kann der Prozess einer Essensmarke erstmals vollständig digital abgebildet werden und wird dadurch einfacher, sicherer und innovativer. 

Ein spürbarer Benefit für jeden Tag

Mit NewLunch können Beschäftigte ihre Mahlzeiten subventioniert über die innovative Bestellanwendung mikan bestellen. Bestellt wird zur Abholung (bald auch zur Lieferung & zum vor Ort essen) bei teilnehmenden Restaurants in der Umgebung. 

Beschäftigte zahlen direkt einen vergünstigten Preis & haben fast täglich positive Berührungspunkte mit einem Benefit für das Büro oder Home-Office. Durch die Vorbestellung können zudem Wartezeiten in den Mittagspausen gespart werden. Bald werden in der Anwendung auch Gruppenbestellungen beispielsweise für Teams & Abteilungen möglich sein.

Keine Grauzonen

Unsere Essensmarken sind nur dann einlösbar, wenn sie nach den geltenden Steuerrichtlinien eingesetzt werden dürfen. Durch die erstmals vollkommen digitale Abwicklung der Essensmarke können viele der allgemein geltenden Regeln gemäß R.8.1 Absatz 7 LStR (Zu §8 EStG) bereits im Voraus bei der Bestellung automatisiert in der App überprüft werden. Dadurch werden viele Pflichten und mögliche Risiken der Arbeitnehmer:innen und Unternehmen abgenommen:

  • 15 mal im Monat
  • 1 mal am Tag
  • Nur zulässige Produkte gemäß R.8.1 Absatz 7 LStR 

Bei jeder Bestellung mit einer Essensmarke werden Arbeitnehmer:innen darauf hingewiesen, dass sie auf Auswärtstätigkeiten oder Dienstreisen keine Essensmarke verwenden dürfen. Dadurch entfällt für Arbeitgeber eine Stichprobenprüfung über die Einhaltung dieser Regel. Für einen zusätzlichen Prüfprozess ist zudem eine Standortüberprüfung möglich. 

Immer garantiert steuerfrei

In der Bestellanwendung sind Essensmarken unter bestimmten Voraussetzungen verwendbar. Wir setzen die Zuzahlung der Mitarbeiter:innen in Höhe des aktuellen Sachbezugswerts voraus, sodass die Essensmarke immer garantiert steuer- und abgabenfrei ist. Im Vergleich zu anderen Anbietern werden unsere Essensmarken nicht mit 25% pauschalversteuert, wodurch sich die Steuerlast deutlich reduzieren lässt.

Die mikan-Essensmarke Ist aktuell auf 3,10€ festgelegt. In Zukunft soll dieser Wert bis maximal 6,57€ von Unternehmen frei wählbar sein, während wir weiterhin eine vollkommen steuerfreie Essensmarke garantieren können.

Geschrieben von NewLunch GmbH
Zuletzt aktualisiert am
29.10.2021