Essensmarken im Überblick

Rechtlicher Hintergrund, steuerliche Beurteilung und Regeln

Essensmarken sind ein beliebter Benefit bei Unternehmen und Mitarbeiter:innen. Mit dem bargeldlosen Essenszuschuss können Arbeitgeber ihren Beschäftigten das Mittag- oder Abendessen mit bis zu 6,57€ bezuschussen. Dieser Betrag setzt sich zusammen aus:

  • Bis zu 3,10€ steuer- und abgabenfreier Zuschuss des Arbeitgebers
  • amtlicher Sachbezugswert von 3,47€ (2021)

Die Zuzahlung der Mitarbeiter:innen zu einer Mahlzeit ist dabei entscheidend für die Versteuerung einer Essensmarke:

  • Sofern ein/e Mitarbeiter:in zu einer Essensmarke (z.B. im Wert von 6,57€) zusätzlich mindestens den amtlichen Sachbezugswert (3,47€) bezahlt, entsteht ihm oder ihr kein geldwerter Vorteil - der Essenszuschuss ist vollkommen steuerfrei.
  • Zahlt ein/e Mitarbeiter:in nicht den vollen Sachbezugswert, wird der geldwerte Vorteil aus der Differenz zwischen Zuzahlung und Sachbezugswert ermittelt -diese Differenz ist steuerpflichtig und wird mit 25% pauschalversteuert.
  • Bei keiner Zuzahlung entspricht der geldwerte Vorteil dem Sachbezugswert, dadurch sind 3,47 € steuerpflichtig.

Bei dem Einsatz von Essensmarken müssen zudem bestimmte gesetzliche Vorgaben eingehalten werden, die als Grundvoraussetzung für die Gewährung eines steuerfreien Sachbezugswertes gelten (R.8.1 Absatz 7 LStR). Bei unsachgemäßer Anwendung haftet i.d.R. die Arbeitnehmer:innen. Der Arbeitgeber steht in der Informationspflicht.

  • Essensmarken sind nur zum Erwerb von arbeitstäglichen Mahlzeiten zu verwenden. Der Zuschuss darf nur für Mittags- und Abendmahlzeiten verwendet werden, die der Arbeitnehmer selbst bezahlt hat.
  • Lebensmittel gelten dann als Mahlzeit, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet ODER zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind - hierzu gehören auch Getränke, wenn Sie im Zusammenhang mit einer Mahlzeit eingenommen werden. 
  • Je Arbeitstag kann nur eine Mahlzeit (Mittag- oder Abendessen) eines Beschäftigten mit einer Essensmarke bezuschusst werden
  • Werden mehr als 15 Essensmarken pro Monat verwendet, müssen Abwesenheitstage der Mitarbeiter:innen festgestellt werden
  • Non-Food-Artikel sind nicht subventionsfähig (z.B. Alkohol, Tabakwaren, Spülmittel, Haushaltsgegenstände)

NewLunch – die erste wirklich digitale Essensmarke

NewLunch bringt Unternehmen, Mitarbeiter:innen und Restaurants auf einer Plattform zusammen. Durch die Verknüpfung aller Parteien kann der Prozess einer Essensmarke erstmals vollständig digital abgebildet werden und wird dadurch einfacher, sicherer und innovativer. 

Keine Grauzonen

Unsere Essensmarken sind nur dann einlösbar, wenn sie nach den geltenden Steuerrichtlinien eingesetzt werden dürfen. Durch die erstmals vollkommen digitale Abwicklung der Essensmarke können viele der allgemein geltenden Regeln gemäß R.8.1 Absatz 7 LStR (Zu §8 EStG) bereits im Voraus bei der Bestellung automatisiert in der App überprüft werden. Dadurch werden viele Pflichten und mögliche Risiken der Arbeitnehmer:innen und Unternehmen abgenommen:

  • 15 mal im Monat
  • 1 mal am Tag
  • Nur zulässige Produkte gemäß R.8.1 Absatz 7 LStR 

Da alle Bestellungen, bei denen Essensmarken eingesetzt wurden, digital vorliegen, ist die Informationspflicht für Unternehmen immer gewährleistet.

Bei jeder Bestellung mit einer Essensmarke werden Arbeitnehmer:innen darauf hingewiesen, dass sie auf Auswärtstätigkeiten oder Dienstreisen keine Essensmarke verwenden dürfen. Dadurch werden Mitarbeiter:innen an diese Regel zur sachgemäßen Verwendung erinnert und für Arbeitgeber entfällt die Notwendigkeit einer Stichprobenprüfung zur Einhaltung dieser Regel. Für einen zusätzlichen Prüfprozess ist zudem eine Standortüberprüfung möglich. 

Ein spürbarer Benefit für jeden Tag

Mit NewLunch können Beschäftigte ihre Mahlzeiten subventioniert über die innovative Bestellanwendung mikan bestellen. Bestellt wird zur Abholung (bald auch zur Lieferung & zum vor Ort essen) bei teilnehmenden Restaurants in der Umgebung. 

Beschäftigte zahlen direkt einen vergünstigten Preis & haben fast täglich positive Berührungspunkte mit einem Benefit für das Büro oder Home-Office. Durch die Vorbestellung können zudem Wartezeiten in den Mittagspausen gespart werden. Bald werden in der Anwendung auch Gruppenbestellungen beispielsweise für Teams & Abteilungen möglich sein.

Immer garantiert steuerfrei

In der Bestellanwendung sind Essensmarken unter bestimmten Voraussetzungen verwendbar. Wir setzen die Zuzahlung der Mitarbeiter:innen in Höhe des aktuellen Sachbezugswerts voraus, sodass die Essensmarke immer garantiert steuer- und abgabenfrei ist. Im Vergleich zu anderen Anbietern werden unsere Essensmarken nicht pauschalversteuert.

Die mikan-Essensmarke Ist aktuell auf 3,10€ festgelegt. In Zukunft soll dieser Wert bis maximal 6,57€ von Unternehmen frei wählbar sein, während wir weiterhin eine vollkommen steuerfreie Essensmarke garantieren können.

Geschrieben von NewLunch GmbH
Zuletzt aktualisiert am
29.10.2021